Vereinsorganisation

Zwei Aufgaben hat die Vereinsorganisation zu erfüllen: Sie muss den Vereinszweck unterstützen und sicherstellen, dass der Verein gesetzeskonform handelt.

Damit die Organisation in einem Verein gut funktioniert, müssen mehrere Dinge geregelt sein: Der Informationsaustausch, die Abstimmung der Aktivitäten und die Verteilung der Kompetenzen. Wichtig für alle diese Punkte ist Transparenz. Ein sogenannter Stellenplan mit Beschreibungen aller einzelnen Ämter kann dabei helfen. Den Ämtern sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zugeteilt werden. Diese „Stellenbeschreibung“ ist dann öffentlich zu machen, damit potenzielle Ehrenamtler wissen, wofür sie sich im Falle einer Wahl zur Verfügung stellen.

Die Tatsache, dass die Gremien eines Vereins (meist) mit Leuten besetzt werden, die sich ehrenamtlich engagieren, ist bei der Organisation ebenfalls zu beachten. Zeitlicher Aufwand und die erforderlichen Qualifikationen dürfen nicht unangemessen sein. Mensch und Amt müssen  aufeinander abgestimmt werden. Wenn jemand überaus qualifiziert ist und viel Zeit hat, können dementsprechend auch mehr Aufgaben übernommen werden.

Um Probleme zu vermeiden, sollte exakt festgelegt sein, welches Gremium welche Entscheidungen trifft oder zumindest daran beteiligt ist. Wer in einer bestimmten Angelegenheit die Verantwortung trägt (z.B. der Vorstand), der muss auch involviert sein. Diese Informationen müssen jedem bekannt sein, damit die Entscheidungsfindung korrekt ablaufen kann.

Dafür sind die Beziehungen zwischen den Gremien entscheidend. Es muss geklärt sein, wer wen in einer bestimmten Frage informieren muss, welches Gremium die Entscheidungen eines anderen auszuführen hat, etc.

Das Gesetz schreibt den Vereinen nur Vorstand und Mitgliederversammlung als zwingende Organe vor. Über die gesamten Feinheiten und alle anderen Gremien kann der Verein also selbst entscheiden. Daher sollte z.B. nicht einfach die Satzung eines anderen , ähnlichen Vereins oder eine Mustersatzung übernommen werden. Vielmehr kann die Organisation an die speziellen Erfordernisse des eigenen Vereins angepasst werden.

Welchen Nutzen hat der Verein von einer gut funktionierenden Organisation? Wie bereits anfangs erwähnt wurde, wird die Organisation nicht um ihrer selbst willen betrieben, sondern für den Vereinszweck, das eigentliche Ziel jeder Vereinstätigkeit. Nur Gremien, die für diesen Zweck erforderlich sind und aktiv an den Prozessen im Verein beteiligt sind, sollten auch bestehen bleiben. Der Aufwand kann auf diese Weise so gering wie möglich gehalten werden. Ein Gremium muss also eine echte Funktion im Verein haben, sonst hat es keinen Sinn und verhindert eine schlanke und einfache Organisation.

Auch wenn sich eine feste und klar geregelte Vereinsorganisation einspielen sollte, muss diese immer auf die Zukunft ausgerichtet sein. Nur aus Tradition an der Vergangenheit zu hängen kann unter Umständen dem Vereinsziel im Wege stehen. Die Optimierung der Organisation ist daher nie wirklich abgeschlossen. Sie kann immer neu angepasst und verbessert werden. Änderungen sollten aber nicht einfach „von oben“ beschlossen werden: Die Mitglieder sind dabei immer mit einzubeziehen. Sie sollten eingearbeitet und natürlich von den Vorteilen einer Änderung überzeugt werden. Um großen Ärger im Verein zu vermeiden, ist die Kommunikation und der Informationsfluss entscheidend.