Kassenprüfung

Einmal im Jahr sollte im Verein eine Kassenprüfung durchgeführt werden. Diese wird zwar rechtlich nicht verlangt, ist aber eine wichtige vereinsinterne Kontrolle.

Die Satzung eines Vereins sollte eine jährliche Kassenprüfung vorsehen. Das größte Problem dabei: Geeignete Freiwillige für den Posten des Kassenprüfers zu finden. Denn für diese recht unbeliebte Aufgabe sind z.T. einige Kenntnisse nötig, etwa im Spenden- und Steuerrecht oder sogar in doppelter Buchführung.

Bei größeren Vereinen bietet es sich an, mehrere Kassenprüfer zu wählen. Zuständig dafür ist die Mitgliederversammlung. Ein Vorstandsmitglied darf nicht zum Prüfer ernannt werden, denn dieser muss unabhängig sein: Der Vorstand würde sich sonst selbst prüfen. Wegen dem Steuerrecht, der Gemeinnützigkeit und der bereits erwähnten Unabhängigkeit ist dieses Amt immer ehrenamtlich auszuführen. Die Prüfer dürfen alle relevanten Dokumente einsehen und alle Auskünfte einholen, die sie benötigen. Erhalten sie über einen bestimmten Sachverhalt keine Informationen, müssen sie dies in ihrem abschließenden Bericht erwähnen. Ungeprüfte Bereiche sollten auf keinen Fall so dargestellt werden, als sei dort alles in Ordnung. Findet sich im Verein selbst niemand, kann auch ein externer Steuerberater damit beauftragt werden.

Zu beachten ist, dass bei unsachgemäßer oder grob fahrlässiger Prüfung auch der Kassenprüfer haftet. Werden Unregelmäßigkeiten verschleiert, kann es zu Schäden für den Verein kommen und zu Haftungsansprüchen gegen den Prüfer.

Die Aufgaben des Kassenprüfers sind von der Größe des Vereins abhängig. Der Umfang der Prüfung ist im Idealfall in der Satzung vermerkt. Zu prüfen sind aber in jedem Fall Einnahmen und Ausgaben des Vereins, die Mitgliedsbeiträge usw. Wurden die Mittel satzungsgemäß verwendet und ist die Buchführung steuerrechtlich korrekt? Sind die Unterlagen und Belege in den verschiedenen Bereichen vollständig? Bei größeren Vereinen ist auch die Vermögensaufstellung zu prüfen.

Diese und viele weitere Gebiete und Aufzeichnungen können Gegenstand der Kassenprüfung sein, die dann in einem abschließenden Bericht zusammengefasst wird. Dieser Bericht ist schriftlich zu erstellen und dann der Mitgliederversammlung zu präsentieren. Er ist die Entscheidungsgrundlage für die Entlastung des Vorstands. Zentrale Ergebnisse werden auf diese Weise für alle Mitglieder verständlich aufbereitet. Können eventuelle Mängel, Beanstandungen und Unregelmäßigkeiten vor der Versammlung nicht durch Gespräche mit dem Vorstand und dem Kassenwart geklärt werden, müssen diese berichtet werden. Dies ist die zentrale Aufgabe der Kassenprüfung.