5.4.08. Veranstaltungen planen

Ob Tag der offenen Tür oder Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Mitgliederversammlung – eine Veranstaltungen zu organisieren, hat Ähnlichkeit mit dem Dressurakt in einem Flohzirkus. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick:

Zielplanung:

Überlegen Sie zunächst:

  • Was wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen?
  • Welche Zielgruppen wollen Sie ansprechen?
  • Welche Art bzw. Form von Veranstaltung eignet sich dafür?

 

Erste Schritte:

  • Stellen Sie ein Projektteam auf und regeln Sie die Verantwortlichkeiten.
  • Legen Sie den Veranstaltungstermin fest. Vermeiden Sie Überschneidungen mit anderen (über-)regionalen Veranstaltungen, die für Ihre Zielgruppen interessant sein könnten.
  • Laden Sie Ihre Zielgruppen frühzeitig ein.

 

Rahmenprogramm:

  • Entwickeln Sie das Programm, zum Beispiel Show- und Sporteinlagen, Reden, Musik und Tanz, passend zum Anlass.
  • Prüfen Sie vor der Umsetzung, welche Kosten entstehen und ob sie mit dem Budgetplan vereinbar sind.
  • Wenn Sie externe Dienstleister beauftragen, zum Beispiel Künstler, Akrobaten oder eine Musikkapelle: Holen Sie mehrere Angebote ein, vergleichen Sie nicht nur Preise, sondern auch den jeweiligen Leistungsumfang, achten Sie auf Nebenkosten, klären Sie die Zahlungsmodalitäten (Rabatte bei Barzahlung, Zahlungsziel) und schließen Sie einen schriftlichen Vertrag.

 

Räumlichkeiten:

  • Wählen Sie geeignete Räumlichkeiten aus.
  • Kümmern Sie sich rechtzeitig um die geplante Ausstattung (Stühle, Beleuchtung, technische Ausstattung, Dekoration etc.).

 

Essen und Trinken:

  • Entscheiden Sie, ob Sie ein Buffet anbieten oder aber bedienen lassen und wer Speisen und Getränke liefert.
  • Dekorieren Sie Buffet und Tische – das Auge isst mit! Klären Sie, wer was mitbringt und wer für Aufbau und Dekoration verantwortlich ist.
  • Besorgen Sie, wenn nötig, Kühlmöglichkeiten, Warmhaltevorrichtungen, Kaffeemaschinen etc.

 

Finanzierung:

  • Wenn Sie externe Geldgeber brauchen: Beziehen Sie solche Sponsoren und Förderer frühzeitig ein, um deren Wünsche zu berücksichtigen.
    Tipp: Geben Sie nicht gleich auf, wenn das Budget des potenziellen Financiers schon ausgeschöpft ist und deshalb kein Geld fließen wird: Fragen Sie nach, ob nicht „wenigstens“ eine Unterstützung in Form von Sachmitteln möglich ist.
  • Erstellen Sie einen detaillierten Budgetplan mit voraussichtlichen Kosten und Einnahmen und prüfen Sie regelmäßig, ob Sie noch im Plansoll sind.
  • Berücksichtigen Sie die Gebühren der Gema (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte), die anfallen, wenn Sie Musikstücke spielen (lassen), die urheberrechtlich geschützt sind – und das sind fast alle!
    Tipp: Der Deutsche Sportbund hat mit der Gema einen Rahmenvertrag geschlossen, der für Sportvereine günstige Zusatzvereinbarungen enthält. Hier finden Sie den Vertrag:
    http://www.dsb.de/fileadmin/fm-dsb/downloads/gema.pdf
    Tipp: Hier finden Sie die Informationen der Gema für Musiknutzer:
    http://www.gema.de/musiknutzer/

 

Rechtliche Aspekte und Vorschriften:

  • Sorgen Sie für ausreichenden Versicherungsschutz.
  • Holen Sie ggf. erforderliche Genehmigungen bei Feuerwehr, Polizei und Ordnungsamt ein.

 

...

 

Die komplette Checkliste können Sie beim DOSB unter ehrenamt-im-sport.de herunterladen.

 

Großes Angebot an Vereinsbedarf: Der meinverein.de-Pokalshop

Der Pokalshop von meinverein.de bietet Euch eine große Auswahl an Pokalen, Medaillen, Urkunden und vielem mehr. Eben alles was für das nächste Vereinsturnier oder -fest benötigt wird. Oder um ein langjähriges Vereinsmitglied die angemessene Anerkennung zukommen zu lassen.

Alle Pokale und Medaillen können kostenlos mit Emblemen (z.B. von allen gängigen Sportarten) und individuellen Gravuren versehen werden. Durch die gebündelte Nachfrage können wir die qualitativ hochwertigen Produkte zu günstigen Discounter-Preisen an Euch weitergeben.


Schaut einfach mal rein: pokale.meinverein.de