5.4.03. Welche Kosten entstehen bei einer Veranstaltung?

Der Erfolg einer Veranstaltung ist nicht zuletzt abhängig von ihrer sorgfältigen Planung. Dazu gehört neben der inhaltlichen Vorbereitung die geeignete Ortswahl, die Auswahl von Technik und Materialien, die Terminplanung und natürlich auch die Kostenplanung. Die folgende Tabelle soll helfen, die im Zuge einer Veranstaltung entstehenden Kosten besser kalkulieren zu können. Der Vergleich der im Voraus geplanten mit den tatsächlich entstandenen Kosten hilft bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen.

Ausgaben

Indirekte Kosten (geplante Ausgaben in Euro, entstandene Ausgaben in Euro)

- anteilige Personalkosten
- anteilige Verwaltungskosten
- Vorbereitungskosten
- Vorbereitungskosten für die Veranstaltungsagentur
- ...

Direkte Kosten: Honorare (geplante Ausgaben in Euro, entstandene Ausgaben in Euro)

- Referenten
- Moderator
- Künstler, Entertainer
- Fotograf
- Technik
- ...

Direkte Kosten: Löhne und andere Entschädigungen (geplante Ausgaben in Euro, entstandene Ausgaben in Euro)

- Tagungspersonal
- Hostessen
- Veranstaltungsagentur
- sonstige Hilfskräfte
- ...

Direkte Kosten: Fahrtkosten (geplante Ausgaben in Euro, entstandene Ausgaben in Euro)

- Teilnehmer
- Gäste
- Referenten/Moderator/Experten
- Tagungspersonal
- örtliche Transferkosten
- Fahrten anlässlich des Rahmenprogramms
- ...

Direkte Kosten: Miete für Räumlichkeiten und Technik (geplante Ausgaben in Euro, entstandene Ausgaben in Euro)

- Mieten für die Veranstaltungsräume
- Mieten für das Vorbereitungsbüro
- Miete für das Mobiliar
- Miete für Bühne, Beschallung, Licht, ...
- Technikmieten
- Fahrzeugmieten
- ...

Direkte Kosten: Gebühren und Abgaben (geplante Ausgaben in Euro, entstandene Ausgaben in Euro)

- GEMA
- Versicherungen
- ...

Direkte Kosten: Übernachtung und Verpflegung (geplante Ausgaben in Euro, entstandene Ausgaben in Euro)

- Hotelkosten für Teilnehmer, Referenten etc.
- Verpflegung
- Getränke
- Imbiss, Snacks, Erfrischungen
- ...

Direkte Kosten: Marketing, Werbung, Öffentlichkeitsarbeit (geplante Ausgaben in Euro, entstandene Ausgaben in Euro)

- Entwürfe, Logos, Grafiken, Layout
- Produktionskosten für Druckarbeiten
- Tagungsunterlagen
- Pressemappe
- Übersetzungen
- Anzeigen
- Gastgeschenke/Give-aways
- Dokumentation (Fotos, Videos, Ton, Mitschnitt etc.)
- Eintrittskarten
- ...

 

Die komplette Checkliste können Sie beim DOSB unter ehrenamt-im-sport.de herunterladen.

 

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