Die Form ist nicht nur Formalität

Wer früher nicht angemessen gekleidet beim Tennisturnier erschien, brauchte den Schläger gar nicht erst auszupacken. Für modische Experimente kannte der „weiße Sport“ keinen Spielraum. Was im Tennis längst passé ist, gilt für Presse-Informationen immer noch: Irritieren Sie nicht durch individuelle Formvorstellungen!

 

DAS ERSCHEINUNGSBILD EINER PRESSE-INFORMATION

In einer Redaktion muss alles möglichst fix gehen. Sie machen es dem Redakteur leichter, sich für Ihre Presse-Information zu begeistern, wenn Sie auf „originelle“ Formatierung verzichten – er müsste alles zurück formatieren.

 

An folgende Spielregeln sollten Sie sich halten:

  • Name und Logo Ihres Vereins sollten wie gewöhnlich im Briefkopf erscheinen.
  • Überschreiben Sie den Text gut leserlich mit „Presse-Information“ (oder Presse-Mitteilung etc.).
  • Lassen Sie links oder rechts einen fünf bis sechs Zentimeter breiten Rand für Notizen.
  • Beschränken Sie sich auf eine oder zwei Schriftart(en), zum Beispiel „Arial“ für Überschriften und „Times New Roman“ für den Fließtext.
  • Halten Sie den normalen Zeichenabstand (im Menü von WORD heißt es „Laufweite“) ein, selbst wenn Sie bei verkleinertem Abstand ein Blatt einsparen könnten.
  • Halten Sie einen Zeilenabstand von eineinhalb bis zwei Zeilen ein.
  • Überschreiten Sie die maximale Spaltenbreite von rund 40 Zeichen nicht.

Folgende Informationen sollten am Ende Ihrer Presse-Information stehen:

  • Anzahl der Zeichen der Presse-Information
  • Name und Adresse einer Person, die der Redakteur bei Fragen ansprechen kann (mit Telefonnummer und ggf. E-Mail-Adresse)
  • die Adresse der Vereins-Homepage
  • Vermerke:
    - Anlagen (Fotos, Hintergrundinformationen etc.)
    - „Der Artikel ist (ab dem…) zur Veröffentlichung freigegeben.“
    - „Der Abdruck ist kostenlos.“
    - „Belegexemplar erbeten.“

 

 

DAS BEGLEITSCHREIBEN

Ein kurzes Begleitschreiben ist immer dann von Vorteil, wenn die Presse-Information nicht mit der Redaktion abgesprochen ist. Natürlich ist ein Begleitschreiben, das den Redakteur namentlich nennt und persönlich anspricht, aussichtsreicher als ein allgemein gehaltenes („Sehr geehrte Damen und Herren …“). Nutzen Sie das Schreiben, um Ihr Anliegen – kurz und knapp! – darzustellen:

  • Machen Sie deutlich, welchen Nutzen der Leser von der Veröffentlichung hat.
  • Nehmen Sie mögliche Fragen oder Einwände vorweg.

 

DIE PRESSE-INFORMATION PER E-MAIL

Zeitungen und Zeitschriften werden heute auf elektronischem Weg hergestellt. Deshalb erleichtern Sie Journalisten die Arbeit, wenn Sie die Presse-Information samt Bildmaterial (auch) in digitaler Form zur Verfügung stellen. Text und Bilder können dann schnell be- und verarbeitet werden.

 

Sie können digitalisierte Texte und Bilder gleich per E-Mail versenden oder aber zunächst den klassischen Weg per Post wählen und die digitalisierten Materialien auf Anfrage versenden (dann sollten Sie natürlich auf dieses Angebot in der Presse-Information oder dem Begleitschreiben hinweisen).

 

Wenn Sie eine E-Mail versenden, die Sie nicht zuvor mit der Redaktion abgestimmt haben, sollten Sie den Text des Begleitschreibens und der Presse-Information (auch) direkt in die E-Mail kopieren. Wegen der Virengefahr ist nicht jede Redaktion bereit, Dateianhänge zu öffnen.

Die Merkpunkte zum Erscheinungsbild gelten dann natürlich nur so weit, wie sich die Mail überhaupt formatieren lässt.

 

Da das auch für Bilddateien gilt, sollten Sie, wenn möglich, auf der Homepage Ihres Vereins einen Pressebereich mit Fotoarchiv anlegen, in dem sich Journalisten bedienen können. In diesem Fall sollten Sie die genaue Internet-Adresse des Fotoarchivs am Ende der Presse-Information angeben.

 

Tipp: Wenn Sie Pressearbeit per E-Mail betreiben, sollten Sie schon in der Betreffzeile deutlich machen, dass es sich um eine – interessante! – Presse-Information handelt.

 

Tipp: Journalisten reagieren empfindlich, wenn sie mit Massenware eingedeckt werden. Bei einem überschaubaren Adressatenkreis sollten Sie deshalb jede Mail einzeln verschicken. Die Alternative: Geben Sie als Adressaten (im Outlook das Feld „An…“) proforma eine eigene (Zweit-)E-Mail-Adresse ein und setzen die eigentlichen Adressaten im Feld „Bcc…“, ein, das der Empfänger nicht einsehen kann.

 

FAZIT: Wer einen guten Schreibstil hat, braucht keine professionelle Ausbildung, um erfolgreich für seinen Sportverein Pressearbeit zu betreiben. Beherzigen Sie die hier erläuterten Regeln und Sie haben gute Aussichten, dass die Zeitung(en) in Ihrer Region gern mit Ihnen zusammenarbeiten. Vor allem, wenn Sie die wichtigste Grundregel beachten: Verstehen Sie die Presse als Ihren Partner und pflegen Sie den Kontakt!

 

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